Céline GANA

Notion et les Formules simples (addition, soustraction, multiplication, division).

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Gestion de projets

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Notion

Posted On :

30 janvier 2025

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Vous êtes-vous déjà demandé comment exploiter pleinement le potentiel de Notion pour gérer vos données chiffrées ? Notion est bien plus qu’un simple outil de prise de notes : il se révèle être un allié puissant pour organiser vos informations et même effectuer des calculs.

Dans cet article, nous allons explorer ensemble comment utiliser les formules de base dans Notion pour réaliser des additions, soustractions, multiplications et divisions. Que vous soyez entrepreneur, freelance ou membre d’une équipe, cette compétence améliorera considérablement votre efficacité et votre organisation.

Alors, prêt à plonger dans le monde des formules Notion ?

Les formules simples utilisées dans Notion son expliquées par Céline GANA

Introduction aux formules Notion

Les formules dans Notion sont des expressions qui permettent de réaliser des opérations logiques et mathématiques sur vos données. Elles transforment vos bases de données en outils dynamiques et interactifs. Les opérations de base, telles que l’addition, la soustraction, la multiplication et la division, sont le fondement de calculs plus complexes. Avec ces formules simples, vous pouvez automatiser des tâches et obtenir des informations en temps réel, sans avoir à jongler avec des feuilles de calcul externes. Notion devient alors un véritable tableau de bord personnalisé pour votre activité. Vous n’avez plus besoin de sortir de votre espace de travail pour gérer vos chiffres, vous pouvez tout centraliser au même endroit.

Pourquoi utiliser les formules de calcul de base dans Notion ?

Il existe de nombreuses raisons d’utiliser les formules de calcul de base dans Notion :

  • Automatisation des calculs : Fini les calculs manuels et les erreurs potentielles. Avec Notion, vos totaux se mettent à jour automatiquement.
  • Centralisation des données : Toutes vos informations, y compris les calculs, sont regroupées au même endroit.
  • Visualisation claire : Les résultats sont affichés directement dans vos bases de données, ce qui facilite leur lecture et leur interprétation.
  • Gain de temps : Plus besoin de basculer entre différents outils. Notion centralise l’ensemble de vos informations et de vos calculs, vous faisant gagner un temps précieux.
  • Personnalisation : Vous adaptez les formules à vos besoins spécifiques, en créant des systèmes sur mesure pour votre activité.
  • Efficacité accrue : En automatisant les calculs, vous réduisez le risque d’erreur et gagnez en précision dans votre gestion de données.

Comment créer et utiliser une formule ?

Avant de plonger dans les exemples concrets, il est important de comprendre comment créer et utiliser une formule dans Notion. Voici les étapes à suivre :

  1. Créer une nouvelle base de données :** Commencez par créer une nouvelle base de données ou utilisez une base de données existante.
  2. Ajouter une propriété de type formule :** Dans votre base de données, ajoutez une nouvelle propriété et choisissez le type « Formule ».
  3. Ouvrir l’éditeur de formules :** Cliquez sur la propriété de type « Formule » pour ouvrir l’éditeur de formules.
  4. Écrire votre formule :** Saisissez votre formule en utilisant les opérateurs appropriés et les propriétés de votre base de données.
  5. Visualiser le résultat :** Le résultat de votre formule s’affiche automatiquement dans votre base de données.

L’Addition dans Notion ➕

L’addition est l’une des opérations les plus fondamentales. Dans Notion, elle est réalisée à l’aide de l’opérateur « + ». L’objectif de cette opération est de réunir au minimum deux valeurs pour obtenir un total. C’est très simple, mais cela vous permet de faire des calculs rapidement. Vous allez gagner du temps avec cette automatisation. Prenons un exemple concret : supposons que vous gériez les dépenses de votre entreprise dans une base de données.

Vous avez deux propriétés : « Dépenses de marketing » et « Dépenses d’équipement ».

Si vous souhaitez calculer vos dépenses totales, vous pouvez utiliser la formule suivante : prop(« Dépenses de marketing ») + prop(« Dépenses d’équipement »)

Dans cette formule, `prop(« Dépenses de marketing »)` fait référence à la valeur de la propriété « Dépenses de marketing », et `prop(« Dépenses d’équipement »)` fait référence à la valeur de la propriété « Dépenses d’équipement ». Le résultat de l’addition s’affichera dans votre colonne formule. Imaginez que vos dépenses marketing s’élèvent à 1500 € et vos dépenses en équipement à 500 €. La formule calculera donc la somme 1500 + 500, affichant un résultat de 2000 € dans votre colonne formule. L’avantage ? Si l’une de vos dépenses change, le total s’ajuste automatiquement. Cela vous permet d’avoir en un clin d’œil, une vision précise de vos dépenses totales sans avoir à effectuer le calcul manuellement.

La Soustraction dans Notion ➖

La soustraction vous permet de calculer la différence entre deux valeurs. Dans Notion, l’opérateur utilisé est « -« . Cette opération est utile pour comparer des valeurs ou déterminer des marges. Par exemple, vous pourriez calculer votre marge bénéficiaire en soustrayant vos coûts de vos revenus. Imaginons une base de données qui suit vos revenus et vos dépenses.

Vous avez une propriété « Revenus » et une propriété « Dépenses ». Pour calculer votre bénéfice net, vous pouvez utiliser cette formule :
prop(« Revenus ») – prop(« Dépenses »)

Si vos revenus s’élèvent à 5000 € et vos dépenses à 2000 €, la formule calculera 5000 – 2000 et affichera un bénéfice de 3000 € dans votre colonne formule. Si, par la suite, vous ajoutez de nouvelles dépenses ou que vos revenus fluctuent, le bénéfice se recalculera automatiquement. Vous avez alors un suivi de votre performance financière en temps réel. Cette automatisation vous permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de calcul. Il devient plus simple de suivre vos flux financiers, ce qui est essentiel pour la gestion de votre activité.

La Multiplication dans Notion ✖️

La multiplication est utilisée pour calculer le produit de deux ou plusieurs valeurs. Dans Notion, l’opérateur est « * ». Cette opération est très utile pour estimer des coûts ou des revenus basés sur des quantités. Par exemple, si vous vendez un produit à un certain prix et que vous souhaitez connaître votre chiffre d’affaires potentiel, la multiplication est l’outil qu’il vous faut. Supposons que vous vendiez des formations à 100 € pièce et que vous souhaitiez calculer le chiffre d’affaires généré en fonction du nombre de ventes.

Vous avez une propriété « Prix par formation » et une propriété « Nombre de formations vendues ». La formule serait la suivante :
prop(« Prix par formation ») * prop(« Nombre de formations vendues »)

Si votre prix par formation est de 100 € et que vous en avez vendu 25, la formule calculera 100 * 25, vous affichant un chiffre d’affaires de 2500 € dans votre colonne formule. Cette information est précieuse pour ajuster vos stratégies commerciales. Par exemple, vous pouvez facilement évaluer l’impact d’une réduction de prix sur votre chiffre d’affaires ou planifier des objectifs de vente réalistes. Vous avez alors en temps réel une analyse de vos performances commerciales.

La Division dans Notion ➗

La division permet de calculer le quotient de deux valeurs. Dans Notion, elle est réalisée à l’aide de l’opérateur « / ». Elle est souvent utilisée pour calculer des ratios, des moyennes ou des pourcentages. Par exemple, vous pouvez calculer votre coût moyen par client, le taux de conversion, ou encore le temps moyen passé sur une tâche. Imaginez que vous ayez une propriété qui indique votre chiffre d’affaires annuel total et une propriété qui indique le nombre de clients. Vous souhaitez calculer votre chiffre d’affaires moyen par client. Vous pouvez utiliser la formule :


prop(« Chiffre d’affaires total ») / prop(« Nombre de clients »)

Si votre chiffre d’affaires total s’élève à 100 000 € et que vous avez 500 clients, la formule calculera 100 000 / 500, affichant un chiffre d’affaires moyen de 200 € par client dans votre colonne formule. Cette information vous aide à mieux comprendre vos performances et à identifier les points à améliorer.

Par exemple, si votre chiffre d’affaires moyen par client est faible, vous pouvez mettre en place des stratégies pour fidéliser votre clientèle et accroître la valeur de vos offres. La division est un outil puissant pour analyser vos données en profondeur.

Conseils pour des formules efficaces

Voici quelques conseils pour optimiser l’utilisation des formules dans Notion :

  • Nommez clairement vos propriétés : Des noms de propriétés précis facilitent la compréhension de vos formules et évitent les erreurs. Utilisez des noms descriptifs comme « Prix de vente », « Nombre de participants », « Heures travaillées », etc. Ces noms vous permettent de vous retrouver facilement dans vos formules. Par exemple, plutôt que d’utiliser « Propriété 1 » ou « Valeur », optez pour des termes comme « Coût de production » ou « Nombre d’heures par semaine ».
  • Vérifiez vos formules : Assurez-vous que vos formules sont syntaxiquement correctes pour éviter les erreurs de calcul. Notion vous indique en temps réel s’il y a une erreur dans votre formule, en soulignant la partie du code qui pose problème. Si vous rencontrez une erreur, examinez attentivement votre formule et corrigez la syntaxe ou les références de propriétés.
  • Combinez les formules : N’hésitez pas à combiner les opérations pour réaliser des calculs plus complexes. Par exemple, vous pouvez utiliser une formule qui effectue une addition, suivie d’une division pour calculer une moyenne.
  • Utilisez des parenthèses : Utilisez des parenthèses pour définir l’ordre des opérations, surtout si vous utilisez plusieurs opérations dans la même formule. Cela permet de vous assurer que vos calculs sont effectués dans l’ordre correct.
  • Testez vos formules : Avant de généraliser l’utilisation d’une formule, testez-la avec des exemples concrets pour vous assurer qu’elle donne les résultats escomptés. Vous pouvez aussi utiliser des valeurs de test pour vérifier les différents scénarios.
Exemples d’utilisation concrète

Je vous donne des exemples concrets d’utilisation des formules de base dans différents contextes :

  • Gestion de Projet : Calculez les coûts totaux d’un projet en additionnant les différentes dépenses. Estimez le temps total passé sur un projet en additionnant les durées des différentes tâches. Déterminez le budget restant en soustrayant les dépenses du budget initial. Vous pouvez aussi calculer le nombre total d’heures facturables en multipliant le nombre d’heures passées sur un projet par un taux horaire.
  • Suivi des Ventes : Calculez le chiffre d’affaires total en multipliant le nombre de ventes par le prix unitaire. Calculez la marge brute en soustrayant le coût des biens vendus du chiffre d’affaires total. Déterminez le prix moyen de vente par produit en divisant le chiffre d’affaires total par le nombre de produits vendus. Vous pouvez aussi calculer le pourcentage d’augmentation ou de diminution des ventes d’une période à l’autre.
  • Gestion des Finances Personnelles : Suivez vos dépenses en additionnant toutes vos sorties d’argent. Calculez votre épargne mensuelle en soustrayant vos dépenses de vos revenus. Estimez vos dépenses annuelles en multipliant vos dépenses mensuelles par douze. Vous pouvez aussi calculer votre taux d’épargne en divisant votre épargne par vos revenus et en multipliant le résultat par 100.
  • Suivi du Temps : Calculez le nombre total d’heures travaillées dans la semaine en additionnant le temps passé sur chaque tâche. Calculez le nombre d’heures supplémentaires en soustrayant le nombre d’heures contractuelles du nombre total d’heures travaillées. Déterminez votre salaire horaire moyen en divisant votre salaire total par le nombre total d’heures travaillées.

Vous l’aurez compris, maîtriser les formules simples dans Notion est un atout majeur pour optimiser votre organisation et votre productivité. Que ce soit pour gérer vos finances, suivre l’avancement de vos projets, ou organiser vos données, les formules de base sont des outils indispensables. Ces automatismes vous libèrent du temps et réduisent les risques d’erreur. Si vous souhaitez aller plus loin et maîtriser tous les aspects de Notion, n’hésitez pas à découvrir nos formations personnalisées. Vous apprendrez à utiliser Notion de façon optimale pour vos besoins spécifiques. Nous vous accompagnons pour faire de Notion un véritable levier de croissance pour votre activité. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus et transformer votre façon de travailler.

« L’organisation n’est pas une fin en soi, mais un moyen d’atteindre vos objectifs avec efficacité et sérénité. »

Source : https://www.notion.so/fr-fr

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